Tratamiento de datos

1. INFORMACION GENERAL
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        TUENLACE S.A.S. (En adelante TUENLACE), es una empresa que ofrece servicios de Contact Center y BPO, identificada con NIT 900.469.153-7.
Como parte esencial de su actividad, usa y trata datos personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales en posesión y guarda de entidades del ámbito privado, y en el Artículo 2.2.2.25.3.2 Sección 3 Capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario del sector industria y comercio 1074 de 2015.
Los datos personales cuyo tratamiento realiza TUENLACE, se encuentran incluidos en nuestras bases de datos, cumpliendo con las exigencias especiales para la protección de datos, preservando su protección, conservación y garantizando su uso responsable y seguro, procurando proteger el derecho a la privacidad y protección de los mismos.
2. OBJETIVO
En la presente Política se establecen los lineamientos bajo los cuales TUENLACE realiza el tratamiento de los datos personales, identificando la finalidad para la que lo hace, derechos de los titulares de los datos personales, al igual que los procedimientos para ejercer dichos derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición previstos en la Normativa de Protección de Datos Personales.
3. FINALIDADES
3.1. EMPLEADOS. TUENLACE usará y tratará los datos personales de empleados sólo en
el ámbito meramente laboral y eventualmente serán compartidos con otras entidades cuando esto sea necesario para dar cumplimiento a disposiciones legales en el régimen laboral y de protección de datos personales.
3.2. PROVEEDORES Y CLIENTES. TUENLACE utilizará la información personal será para los siguientes fines:
- Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por TUENLACE con los titulares de
la Información.
- Informar las modificaciones internas de cualquier tipo, que se presenten en
desarrollo de los vínculos contractuales con el titular de la Información.
- Realizar facturación.
- Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el titular de la Información.
- Cumplir con las obligaciones contractuales adquiridas con el Proveedor y el Cliente,
respectivamente.
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- Transmitir los datos que el gobierno nacional y/o las autoridades requieran, en cumplimiento de la legislación tributaria, contable y fiscal, en general, la finalidad que la ley establezca.
- Para las demás actividades que deban llevarse a cabo en virtud de la relación TUENLACE-Proveedor y TUENLACE-Cliente.
4. DEBERES DE TUENLACE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
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- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio”.
5. DEBERES DE TUENLACE, EN CASO DE ACTUAR COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
- Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
- Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
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6. DERECHOS DE LOS TITULARES
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        TUENLACE velará porque se cumplan con los derechos de los titulares de los datos personales que se encuentren en sus bases de datos, estos derechos son:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Para efectos de que los Titulares de la información, puedan realizar peticiones, consultas y reclamos, conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización concedida o solicitar prueba de la misma y en general ejercer sus derechos, se han dispuesto los siguientes canales:
En el caso de Clientes y No Clientes, Proveedores y Ex Proveedores:
- Teléfono: 5-3850141
- E-mail: contador@tuenlace.com.co y/o aparedes@tuenlace.com.co.
- Dirección: Carrera 53 # 68B – 125 Local 126
En caso de Colaboradores y Ex Colaboradores: Jefe Recursos Humanos a través de:
- Teléfono: 5-3850141
- E-mail: rhumanos@tuenlace.com.co.
   
       POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
- Dirección: Carrera 53 # 68B – 125 Local 126
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        En caso que el titular del dato personal requiera ejercer sus derechos mediante un representante, éste deberá presentar carta poder legalizada por notario público que lo faculte como tal y su documento de identidad.
Tuenlace S.A.S. dará respuesta a las peticiones, quejas/reclamos o recursos dentro de los 15 días hábiles siguientes a su presentación, a través del mismo medio de atención por el cual fue presentada por el usuario, a menos que este decida que quiere recibirla por otro medio distinto.
Cuando Tuenlace S.A.S. no resuelva a favor del usuario la petición o queja, que ha presentado el usuario, tiene derecho a solicitar dentro de los 10 días hábiles siguientes a que le sea notificada la decisión, que el operador revise nuevamente su solicitud, lo cual se llama recurso de reposición. En caso que el operador insista en su respuesta total o parcialmente, la PQR será remitida a la Superintendencia de Industria y Comercio -SIC-, para que decida al respecto, lo cual se llama recurso de reposición y en subsidio de apelación.
Cuando el usuario presente una PQR de forma verbal, basta con que informe su nombre completo, el número de su identificación y el motivo de su solicitud. Cuando el usuario presente una PQR de forma escrita, debe contener su nombre completo, el número de su identificación, su dirección de notificación y el motivo de su solicitud.